Koniec roku, czyli dla wielu koniec okresu rozliczeniowego to czas, kiedy firmy decydują się na zmianę księgowej, szukając lepszej alternatywy. Wybór nie jest prosty, bo skąd wiadomo, kto poprowadzi rozliczenia rzetelnie, zapewni wszystkie usługi potrzebne rozwijającemu się biznesowi i komfort obsługi klienta? Oto dwanaście najważniejszych kryteriów, które warto wziąć pod uwagę wybierając biuro rachunkowe:
- Doświadczenie, czyli pozycja firmy na rynku usług finansowo-księgowych. Większe i dłużej działające biura mają bogatszą praktykę, bo zajmują się wieloma różnymi podmiotami. Ilość klientów jest zaś wyznacznikiem jakości obsługi (nikt nie zmienia kontrahenta, gdy współpraca układa się dobrze). Zainteresuj się więc datą założenia firmy, liczbą obsługiwanych klientów, ich referencjami i rekomendacjami partnerów.
- Nowoczesne technologie. Faktury można każdorazowo drukować i przywozić na koniec miesiąca, a potem wpisywać je ręcznie, tylko… po co? Nie tylko w urzędach załatwisz coraz więcej spraw korzystając z drogi elektronicznej – tak samo powinno być w dobrym biurze księgowym. To wygoda, oszczędność czasu i mniej błędów przy i księgowaniu dokumentów, a także ekologia, bo nie trzeba marnować papieru!
- Personel. O dobrych księgowych można by pisać w nieskończoność, bo to bardzo istotne kryterium. Personel pracujący w biurze rachunkowym będzie odpowiadał za kontakty z urzędami, wypełniał zeznania podatkowe, rozliczał dochody firmy, tworzył sprawdzania. Chyba nikt nie chce powierzać tak ważnych spraw osobom przypadkowym… Dlatego warto zwrócić uwagę na doświadczenie, standardy zachowania poufności, dbanie o aktualizację wiedzy (kursy i szkolenia), a także opiekę jednej, konkretnej osoby nad wszystkimi sprawami Twojej firmy. Koniecznie sprawdź, czy w biurze jest ktoś, kto ma uprawnienia doradcy podatkowego (link: https://bl.com.pl/doradca-podatkowy-business-lantern). To osoba, której wiedza z zakresu rachunkowości jest potwierdzona egzaminem i certyfikatem, doskonale znająca prawo podatkowe. Ważnym wskaźnikiem jest także roczny współczynnik fluktuacji kadr, bo z biura księgowego, gdzie się dobrze pracuje nikt nie chce odchodzić.
- Dostęp do archiwum. Sytuacje, gdy pilnie potrzebna jest faktura sprzed miesiąca to codzienność w biznesie. W dobrym biurze rachunkowym nikt nie każe ci czekać do poniedziałku. Dokumenty firm są archiwizowane i przechowywane w formie elektronicznej, zapewniając stały dostęp do wszystkich ważnych danych. Dodatkowo dzięki specjalnym platformom online możesz wygenerować potrzebne aktualnie zestawienia i statystyki.
- Zakres usług. Większość biur oferuje podstawowy pakiet usług i często wydaje się, że to wystarczy. A gdy firma się rozwija? Nagle potrzeba np. znajomości rozliczeń wewnątrzwspólnotowych, stawek ceł lub przepisów dotyczących importowania towarów. Wybierając biuro księgowe zwróć uwagę na to, czy podoła ono rosnącym potrzebom Twojego biznesu, czy znów będzie trzeba szukać nowego. Pomocna bywa lista klientów biura, która pozwala zweryfikować jakie usługi faktycznie są świadczone.
- Usługi dodatkowe. Działalność w biznesie wymaga często kontaktu z innymi specjalistami, np. prawnikami czy brokerami ubezpieczeń, leasingów. W dobrym biurze rachunkowym klient może zamówić takie usługi dodatkowo i nie tracić czasu na szukanie właściwych osób, bo biuro ma swoich sprawdzonych i wiarygodnych partnerów.
- Program do fakturowania. Potrzebna każdemu aplikacja, która pozwoli ewidencjonować sprzedaż w prosty sposób. Dobre biuro rachunkowe oferuje swoim klientom taki program w ramach usługi. Powinien być dostępny online z każdego miejsca i dostosowany również do urządzeń mobilnych. Może to być np. aplikacja Mobevo (link: https://mobevo.pl/). Dodatkową zaletą jest to, że wszystkie faktury od razu są udostępniane księgowym, dzięki czemu rozliczenia odbywają się na bieżąco.
- Łatwy kontakt z biurem. Im więcej ścieżek dostępu, tym lepiej. Dzisiaj nie wystarczy tylko mail i telefon stacjonarny. Bycie online oznacza również profile na Facebook, LinkedIn oraz możliwość komunikowania się przez np. Messengera. W naprawdę dobrym biurze rachunkowym nie jest istotne jaki kanał wykorzystasz, bo każdy jest obsługiwany. Dodatkowo na profilach społecznościowych masz pełną informację o aktualnościach, np. zmianach godzin urzędowania lub urlopach ale też o zmianach w przepisach.
- Potencjał organizacyjny, kadrowy i techniczny. Nie tylko Twój biznes się rozwija – biuro również musi to robić by nie zostać w tyle. Sprawdź czy księgowi którym powierzysz swoje rozliczenia są w stanie sobie z nimi poradzić i czy mają techniczne możliwości rozliczania większej ilości faktur, kontrahentów? Możesz też poprosić o sprawozdanie finansowe za ostatnie 2 lata. Kto nie umie prowadzić własnego biznesu nie będzie dobrym doradcą dla Twojego.
- Jakość usług. Tu nie wystarczą zapewnienia – finanse są zbyt ważną rzeczą by wierzyć na słowo. Biuro księgowe powinno stale dbać o jakość i utrzymywać wysokie standardy pracy i zarządzania. Potwierdzeniem takiej polityki może być np. certyfikat ISO 9001 lub inne dokumenty. Zweryfikuj czy nie są to tylko marketingowe trofea, które można kupić za określoną cenę.
- Mylić się jest sprawą ludzką i nie da się uniknąć błędów. Ważne, by ich konsekwencje nie były dotkliwe. Dlatego każde z biur rachunkowych ma obowiązek posiadania ubezpieczenia OC, pokrywającego ewentualne roszczenia klientów. Diabeł jednak tkwi w szczegółach, czyli w wysokości kwoty, do której ta odpowiedzialność jest ponoszona. Im wyższa, tym Twój parasol bezpieczeństwa lepiej Cię chroni.
- Bezpieczeństwo danych. Choć w tym zestawieniu zajmuje miejsce ostatnie, to może okazać się, że kryterium to jest kluczowe. W dzisiejszych czasach dane narażone są na wiele ataków hakerów i łatwo je utracić. Nieuprawniony dostęp czy nieodpowiednie przechowywanie może doprowadzić do wielkich strat finansowych i wizerunkowych. Dlatego zapytaj w jaki sposób biuro rachunkowe chroni Twoje dane, jakich używa standardów, czy wdrożyło odpowiednie procedury np. wg. ISO 27001? Musisz przecież spać spokojnie i bezpiecznie rozwijać swój biznes.
Dobre biuro rachunkowe (link: https://fpd.pl/) zapewnia nie tylko prawidłowe prowadzenie rozliczeń Twojej firmy, ale wspiera Cię w rozwijaniu działalności i doradza optymalne rozwiązania finansowe. Wybór, przed którym stoisz, jest kluczowy dla Twojego biznesu. Poświęć na to więcej czasu, by potem mieć spokojną głowę i przekonanie, że sprawy księgowe oddajesz w najlepsze ręce.
Powodzenia!